Для организации удобного процесса обмена документами многие компании используют электронный документооборот. Он помогает сэкономить время и моментально получить подписанные документы, не дожидаясь оригиналов по почте.

После выхода закона ФЗ №1 “Об электронной цифровой подписи” в 2002 году, документы, подписанные ЭЦП в соответствии с требованиями закона, имеют юридическую силу и считаются оригиналом, не требующим подтверждения на бумажном носителе.

Существуют специализированные порталы, требующие обязательного использования электронной цифровой подписи для работы с ними, например, электронные торговые площадки, порталы государственных услуг и сервисы сдачи отчетности.

Виды ЭЦП в зависимости от применения

В зависимости от вида документа, подписывать их можно разными видами ЭЦП. В некоторых случаях используется только усиленная квалифицированная электронная подпись, например:

    налоговые декларации;

    отчетность в ПФР;

    годовая бухгалтерская отчетность для Росстата;

    и некоторые другие документы отчетности.

Во многих же случаях допускается применение простой ЭЦП.

В основном, для онлайн подписи документов используются непосредственно средства самих порталов, на которые затем и отправляются эти документы (например, электронные торговые площадки, ФНС, Росстат). Но выгрузить подписанные ЭЦП документы и использовать их по своему усмотрению Вы не можете.

РусТендер разработал сервис, позволяющий подписать документ онлайн вне зависимости от того, для чего вы будете его использовать — для подачи заявки на электронную площадку или для заключения договора с контрагентом.

Данный продукт хоть и не является уникальным в своем роде, но в отличии от других компаний, мы предоставляем воспользоваться им бесплатно в любой момент времени.

Как работает сервис онлайн подписи документов?

ЭЦП гарантирует, что документ был подписан именно владельцем сертификата и после его подписи изменения в документ не вносились.

Для того, чтобы использовать сервис электронного документооборота от РусТендер, каждому пользователю необходимо иметь действующий сертификат цифровой подписи (при необходимости мы поможем его получить), который содержит открытый ключ, данные о его владельце и области применения ключа.

  1. Для онлайн подписи документа зайдите в наш сервис , загрузите файл, который требуется подписать. Мы не устанавливаем ограничения по возможным форматам, поэтому Вы можете поставить электронную цифровую подпись на любой документ.
  2. Затем выберите сертификат, которым будет подписан документ (в случае, если у Вас их несколько);
  3. После клика по кнопке Подписать документ, будет создан отдельный файл подписи — отсоединенная подпись с расширением .sig , который будет сохранен в папку загрузок браузера.

Наш сервис работает в любых браузерах, единственным требованиям является установка плагина CryptoPro для работы с сертификатом подписи. Если вы уже ранее подписывали ЭЦП какие-либо документы, то такой плагин у Вас уже должен быть установлен и дальнейших настроек не потребуется.

Если Вы впервые столкнулись с необходимостью подписать документ электронной подписью онлайн, то можете воспользоваться инструкцией по установке плагина CryptoPro , которую подготовили для Вас наши специалисты.

После онлайн подписания документа ЭЦП, Вы можете его скачать и отправить своего контрагенту или в соответствующую организацию

Возможности и преимущества нашего сервиса электронного документооборота

  1. Бесплатное использование.
  2. Вы можете подписать документ любого формата - .doc, .pdf, .xml.
  3. Подпись будет являться квалифицированной и усовершенствованной, т.е. подтверждать подлинность документа.
  4. Мы не ставим ограничение на количество документов, которое Вы можете подписывать используя наш онлайн сервис.
  5. Мы гарантируем сохранность Ваших данных, которые Вы используете в процессе подписания документов.
  6. Подпись соответствует требованиям действующего закона “Об электронной подписи” № 63 ФЗ.
  7. Работает в любых браузерах и для любых операционных систем.
  8. Созданные Вами документы и подписи мы не храним на нашем сервере или в облаке, их содержание остается конфиденциальным и доступным только пользователю.

ООО МКК "РусТендер"

Материал является собственностью сайт. Любое использование статьи без указания источника — сайт запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ

Чтобы быть успешным в бизнесе, предпринимателю нужно следить за веяниями времени и осваивать достижения прогресса. Один из «секретов», без которых не обойтись в современной коммерции, – как подписать документ электронной подписью. Умение пользоваться ЭЦП потребуется для удаленного представления отчетности в налоговые органы, подачи документов на участие в тендерах, создания отлаженного документооборота с покупателями и поставщиками, использования систем дистанционного банковского обслуживания.

Что такое ЭЦП?

С развитием современных технологий ЭЦП находит все большее применение. Это виртуальный аналог «физической» подписи гражданина или уполномоченного лица организации. Это способ заверить документ, придать ему юридическую силу. Как выглядит электронная подпись на документе? Возможно три варианта:

  • набор цифр или буквенных обозначений, которые могут показаться случайными, но на самом деле созданы по специальному компьютерному алгоритму;
  • графическая картинка, напоминающая штамп;
  • отсутствие какого-либо обозначения: наличие подписи заметно при просмотре документа на компьютере, в поле «Состояние».

Зная, как выглядит ЭЦП на документе, мошенники могут подделать бумагу и представить заинтересованному лицу недействительные сведения, поэтому самыми надежными признаются невидимые подписи.

Чтобы стать обладателем ЭЦП, физическому или юридическому лицу нужно обратиться в один из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи и предоставить набор необходимых документов. Подписи создаются на платной основе. Готовая виза пригодна к использованию на протяжении 12-ти месяцев, затем нужно оформлять новую.

Методика заверения документов

Рассмотрим, как поставить электронную подпись на документ. Чтобы заверить отчет или иную бумагу электронной подписью, вам потребуется:

  • окончательная редакция документа: после визирования внести в нее правки окажется невозможно;
  • действующий сертификат квалифицированной ЭЦП;
  • специальные программные средства (например, Крипто-Про).

ЭЦП аналогична «физической» визе. Ей можно заверить счета, акты, договоры и другие хозяйственные документы, заявления, подаваемые физлицами в государственные инстанции (налоговая инспекция, внебюджетные фонды, вузы и т.д.), комплекты бумаг для участия в тендерах и т.д.

Читайте также Потратить материнский капитал на покупку машины не разрешат

Как проставить ЭЦП?

Процесс подписи документов ЭЦП начинается с установки на компьютер программного обеспечения. Пользователю потребуется как минимум три утилиты:

  • корневой сертификат;
  • личный сертификат;
  • КриптоПро, КриптоАРМ или другие программы.

Если вам необходимо завизировать документ в формате Word, нужно зайти в пункт меню «Файл», затем «Сведения», затем «Добавить ЭЦП». Если пользователь не видит последний пункт в открывшемся меню, значит, на компьютере отсутствует требуемое программное обеспечение.

Если меню открывается корректно, пользователю нужно выбрать визу из числа доступных, нажать на кнопку «Подписать». На этом процедура считается оконченной.

Произошедшее подписание документов ЭЦП отражается в свойствах файла. Система показывает, что он заверен электронно и является окончательным вариантом документа. Когда виза проставлена, внесение правок и коррективов запрещено: они автоматически сделают бумагу недействительной.

Важно! Если необходимость внесения правок все же возникла, нужно вначале удалить электронную подпись, произвести необходимые изменения в файле, а потом завизировать его повторно.

Как заверить PDF при помощи электронной визы?

Процесс электронной подписи документов в PDF-формате аналогичен по последовательности шагов той методике, что используется для файлов Word. Единственное отличие – необходимость установки специальной программы – КриптоПро PDF. Проставленная при помощи нее виза имеет графическое изображение.

Важно! Программа платная, но ей можно пользоваться безвозмездно на протяжении 90 дней.

Определим, как подписать документ ЭЦП. Действуем по следующему алгоритму:

  • открываем PDF-файл;
  • в меню «Инструменты» (располагается в верхней части окна) находим пункт «Сертификаты»;
  • выбираем в раскрывшемся меню вариант «Проставить ЭЦП»;
  • выбираем область документа, где будет находиться графическое изображение визы;
  • жмем «Продолжить»;
  • смотрим на изображение подписи, которое появится в окне, при отсутствии ошибок и нареканий нажимаем «Подписать».

На этом процесс визирования PDF-файла окончен. Теперь содержимое документа защищено от посторонних вмешательств и имеет юридическую силу.

В статье описывается как подписать документы (pdf, word, excel, xml, архив) с помощью ЭЦП. Рассмотрим какое программное обеспечение необходимо, чтобы подписать документы с помощью ЭЦП, их плюсы и минусы.

Как подписать файл с помощью ЭЦП

Есть две программы с помощью которых можно подписать файл с помощью ЭЦП:

  1. ViPNet CryptoFile;
  2. КриптоАРМ.

ViPNet CryptoFile

С помощью этой программы можно подписать любой файл, например: doc, xls, jpg, xml, txt, подписать декларацию эцп, архив. После подписания файл будет с окончанием.sig

Плюсы: бесплатная требующая регистрации на сайте программа (ключ получите на электронную почту). Также есть возможность при подписании файла с ЭЦП использовать прикрепленную подпись к файлу, т.е. файл и ключ будет находиться в одном файле или отдельно от файла.

Минусы: при подписании можно добавить только одну электронную подпись;

Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню ViPNet CryptoFile -> Подписать.

КриптоАРМ

Минусы: платное программное обеспечение;

Плюсы: можно добавить множество ЭЦП подписей при подписывании файла.

Подписать документ ЭЦП можно правой кнопкой мыши на файле выбрать в меню КриптоАРМ -> Подписать.

Как подписать pdf с помощью ЭЦП

Если Вам необходимо подписать документ например для налоговой, читайте инструкцию выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП», если же Вам необходима подпись с видимой частью в документе, то читайте инструкцию ниже.

Для того чтобы подписать pdf документ с помощью ЭЦП необходимо ПО .

Плюсы: Электронная подпись видна в документе.

Минусы: Стоимость программы (90 дней бесплатно.)

также, необходимо чтобы был установлен Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе pdf, необходимо настроить Acrobat Reader DC для работы с программой КриптоПро PDF, для этого в Acrobat Reader DC нажимаем Ctrl+K или заходим в меню Редактирование -> Установки, в категориях выбираем Подписи -> где «Создание и оформление» нажимаем Подробнее см. рисунок:

В «Методе подписания по умолчанию» выбираем КриптоПро PDF как на рисунке:

Подписываем документ pdf с ЭЦП

Открываем документ pdf -> в правой панели нажимаем на заполнить и подписать

В верхней панели программы Acrobat Reader нажимаем на «Заполнить и подписать» -> «Дополнительные инструменты»

Необходимо выбрать инструмент Сертификаты для добавления на панель.

После нажатие на Сертификаты на панели появиться инструмент «Поставить цифровую подпись», нажимаем на нее, далее выделяем курсором участок где хотим поставить цифровую подпись, появиться окно с выбором сертификата.

Выберите сертификат -> ОК -> Подписать.

Цифровая подпись в pdf выглядет вот таким образом:



Наш документ pdf подписан, таким же способом можно поставить несколько подписей в одном файле pdf.

Как подписать документ Word с помощью ЭЦП

Если Вам необходимо подписать документ с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию ниже, если же Вам необходимо подписать документ word и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция выше «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Для того чтобы подписать документ Word с помощью ЭЦП нам необходима программа КриптоПро Office Signature.

— платное программное обеспечение, служит для подписания документов Wort, Excel.

После установки можно сразу приступить к подписанию документов Word ЭЦП, для этого открываем документ Word который необходимо подписать с ЭЦП -> меню Ставка -> в блоке Текст нажать на Строка подписи и выбрать Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Предположим, что необходимо вставить две электронные подписи в документ Word, для этого проделываем два раза операцию показанную выше, без подписания. Так как после подписания одной подписью, документ станет не редактируемым. Поэтому вставляем два поля для электронной подписи.

После этого можно подписывать нажав на одну подпись, выбрать ЭЦП и подписать, далее такие же действия произвести и со второй подписью.

Подписанный ЭЦП документ word выглядит вот так:


Как подписать документ Excel с помощью ЭЦП

Не буду повторяться, для того чтобы подписать документ Excel c помощью ЭЦП, необходимо проделать все тоже самое что и для Word см, чуть выше.

Внимание : Если Вам необходимо подписать документ excel с видимой частью подписи в документе, то читайте инструкцию дальше «Как подписать документ Word с помощью ЭЦП» , если же Вам необходимо подписать документ excel и отправить например в налоговую, то Вам подойдет инструкция в начале страницы «Как подписать файл с помощью ЭЦП».

Как подписать договор с помощью ЭЦП

В зависимости в каком формате создан договор, прочитайте выше статью Как подписать документ Word или PDF.

Как подписать доверенность с помощью ЭЦП

Прочитайте выше статью и выберите подходящий вариант как подписать доверенность с помощью ЭЦП.

Вопросы:

Разрешается ли редактирование файла подписанного ЭЦП

— Нет, после подписания файл отредактировать не получиться, например, если попытаться отредактировать текст подписанный в Word-е, то все подписи удаляются.

Как выглядит документ подписанный ЭЦП

— Все зависит каким методом вы подписывали документ. Если подписывали документ как в инструкции в начале, файл будет с расширение.sig. Также файл и ЭЦП может быть отдельным файлом, это зависит от метода подписания файла.

Если же вы подписывали документ pdf, word или excel с помощью специальных программ, то отличить их не предоставляется возможным. Необходимо открыть документ и уже внутри удостовериться, есть ли подпись или нет.

Как подписать документ электронной подписью , используя современные криптопрограммы? Рассмотрим специфику решения данной задачи на примере известной программы «КриптоАРМ».

Какие есть инструменты для подписания документов ЭЦП

Соответствующего типа решения на современном ИТ-рынке представлены в широком спектре. В числе самых популярных в России:

  • «КриптоПРО» — универсальный программный комплекс для обмена электронными документами, защищенными ЭЦП, в широком спектре форматов;
  • «КриптоАРМ» — специализированная программа для подписания файлов с помощью ЭЦП;
  • «КриптоТри» — решение, обеспечивающее техническую составляющую при организации электронного оборота юридически значимых документов, которые защищены ЭЦП.

К самым простым и универсальным решениям того, как подписать документ электронной подписью, можно отнести программу «КриптоАРМ»: она легко интегрируется в интерфейсы Windows, удобна в пользовании, настройке. Используя ее, можно легко понять, как поставить электронную подпись на различные документы.

«КриптоАРМ» при наличии ключа ЭЦП можно задействовать и в качестве инструмента подписания документов, и в качестве инструмента проверки подлинности тех или иных ЭЦП.

Воспользоваться бесплатной версией «КриптоАРМ» или заказать платную можно через сайт разработчика данного решения — ООО «КРИПТО-ПРО». Как подписать документ ЭЦП с помощью этого ПО — читайте далее.

На какие файлы можно поставить ЭЦП

Специфика электронной подписи заключается в том, что с ее помощью можно заверить практически любой файл — будь то документ Word, PDF, рисунок или видеозапись. С технологической точки зрения подписание ЭЦП PDF-документа ничем не отличается от заверения мультимедийного файла:

  • криптопрограмма, с помощью которой заверяется файл, формирует его хэш (краткие сведения о целостности и об авторстве);
  • хэш шифруется с помощью закрытого ключа;
  • формируется подписанный ЭЦП документ или отдельный файл ЭЦП к соответствующему документу.

Для удостоверения подлинности файла его получатель должен воспользоваться, в свою очередь, открытым ключом: он расшифровывает хэш и позволяет определить целостность и авторство файла — будь то документ Word или видеозапись.

В свою очередь, существует большое количество разновидностей программного обеспечения, с помощью которого можно, используя ЭЦП, подписать документ Ворд или PDF. В числе самых распространенных решений в России, как мы отметили выше, — программа «КриптоАРМ». Рассмотрим, как поставить ЭЦП на документ Word с ее помощью.

Как вставить с помощью «КриптоАРМ» ЭЦП в файл (краткая инструкция)

Задействовать рассматриваемую программу в Windows можно в двух режимах:

  • через контекстное меню файлов в проводнике (щелкая правой кнопкой по файлу и выбирая нужную опцию);
  • через основной интерфейс программы (запустив ее с рабочего стола).

Как подписать электронной подписью документ Word — решение этого вопроса через контекстное меню Windows достаточно удобно. Если же в нашем распоряжении — решение «КриптоАРМ», то будем придерживаться его.

Изучим особенности применения соответствующих возможностей «КриптоАРМ» на практике.

Как ставить на вордовский документ (Word 2003, Ворд 2007, Word 2010, 2013, 2016) ЭЦП

Условимся, что наш файл создан с помощью программы Word 2007 - как подписать электронной подписью документ в этом случае? Обратим внимание на то, что для вопроса, как подписать электронной подписью документ в Word 2010 и иных используемых версиях, данная инструкция тоже актуальна.

Выбираем файл Word, расположенный в папке компьютера, нажимаем на нем правой кнопкой мыши, затем выбираем опцию «КриптоАРМ», после — «Подписать». Откроется «Мастер подписания файлов программы».

В открывшемся окне «Мастера» можно еще раз проверить, правильный ли файл выбран для подписания. При необходимости — добавить в список подписываемых файлов другие объекты, их можно заверить одновременно. Определившись с файлом или перечнем таковых для подписания, нажимаем «Далее».

В следующем окне «Мастера» нужно выбрать настройки кодировки (можно оставить значения по умолчанию), а также указать путь размещения подписанных с помощью ЭЦП файлов. Нажимаем «Далее».

В следующем окне можно выставить различные реквизиты подписи (например, визу, комментарии, штамп времени), если это требуется. Здесь же можно поставить галочку напротив пункта «Сохранить подпись в отдельном файле». Если это сделать, то хэш ЭЦП будет сохранен отдельно от заверяемого документа (но последующая проверка ЭЦП потребует одновременного наличия обоих файлов). Если нет — документ и ЭЦП, которая его заверяет, будут объединены в один файл.

Теперь нужно выбрать сертификат подписи, выданный удостоверяющим центром. Он может быть размещен на ПК (прописан в реестре) или же на внешнем носителе — флешке, eToken. Во втором случае нужно будет присоединить соответствующий носитель к компьютеру.

В окне, открывшемся после выбора сертификата, все настройки можно оставить по умолчанию.

Нажимаем «Далее», затем — «Готово». Подписанный с помощью ЭЦП файл появится в папке, указанной в окне «Мастера» ранее. В общем случае его расположение будет совпадать с расположением исходного файла. Имя подписанного с помощью «КриптоАРМ» файла будет совпадать с оригинальным, но будет дополнено расширением ЭЦП — как правило, это расширение SIG.

Как заверить PDF (ПДФ) с помощью ЭЦП

Итак, мы знаем, как подписать цифровой подписью документ в Word. Выше мы отметили, что данная процедура принципиально не отличается от заверения с помощью ЭЦП любых других файлов. Но при работе с некоторыми типами данных все же могут быть нюансы.

В частности, определенные особенности есть у процедуры заверения файлов PDF. Как электронную подпись поставить на документ PDF (с учетом особенностей данного формата файлов)?

Основные действия при использовании «КриптоПРО» при выполнении такой задачи, как поставить ЭЦП на документ PDF, будут практически такими же, что и для документа Word. ЭЦП на PDF-файле ставится по алгоритму, аналогичному рассмотренному нами выше, — когда мы изучали вопрос, как подписать вордовский документ электронной подписью.

Вместе с тем нужно иметь в виду, что именно при заверении PDF-документа имеет смысл отделять хэш ЭЦП от соответствующего документа и записывать в отдельный файл.

Дело в том, что некоторые решения от компании Adobe — разработчика формата PDF — позволяют осуществлять подписание документов в данном формате штатными средствами. Вполне возможно, что получатель файла пожелает для начала ознакомиться с соответствующими подписями, и только потом — проверить подлинность ЭЦП документа.

При этом в распоряжении получателя документа может и не быть дистрибутива «КриптоАРМ» или иного решения с открытым ключом для проверки электронной подписи в Word или PDF. В этом случае решение, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью (разделив или объединив ЭЦП и сам документ), может дать дополнительный инструмент проверки файла для получателя.

Вопрос, как подписать электронной подписью ПДФ-файл, — отделяя ЭЦП от файла или же объединив их, следует заранее согласовать с получателем документа.

Итоги

Современные криптопрограммы — такие как «КриптоАРМ» — позволяют подписывать практически любые файлы. Вопрос, как подписать ЭЦП документ Word или PDF, как правило, снимается очень быстро с использованием интерфейсов данного решения. При этом в ряде случаев имеет значение конкретный формат подписи — в виде отдельного файла или же в виде присоединения к заверяемому документу. В этом смысле решение вопроса, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью, может отличаться от процедуры заверения документа в формате Word.

Узнать больше об использовании ЭЦП в целях заверения документов вы можете в статьях:

В предыдущей статье мы разобрались, и выяснили, что самой незащищенной является простая электронная подпись. Поскольку простая ЭП не содержит криптографические механизмы, алгоритмы и представляет собой, например, пару логин-пароль или SMS-код, то пользоваться ею довольно просто.

Гораздо больше вопросов вызывает использование , так как оно сопряжено с различными технологическими нюансами. Поскольку в основе усиленной ЭП лежат криптографические механизмы, то для того, чтобы все они работали, необходимы соответствующие инструменты: ПО, правильная реализация в информационной системе и др.

Все технологические вопросы, касающиеся использования ЭП, можно разделить на несколько базовых блоков:

  1. Как начать работать с ЭП. Что нужно сделать, чтобы на рабочем месте можно было пользоваться усиленной ЭП?
  2. Как работать с ЭП в электронных документах. Как создать ЭП для документа? С помощью каких инструментов это сделать? Как потом обработать результат?
  3. Как работать с ЭП внутри различных информационных систем (информационных систем с веб-доступом, информационных систем в виде настольных приложений, которые устанавливаются на рабочее место пользователя)?

Рассмотрим подробнее каждый блок задач.

Как начать работать с электронной подписью

Для начала нужно разобраться, какие инструменты потребуются владельцу усиленной ЭП (будем рассматривать усиленную ЭП, основанную на российских криптоалгоритмах по ГОСТу, как наиболее актуальную с точки зрения массового использования) .

Инструмент №1 — криптопровайдер

Это специальное ПО, реализующее все криптографические алгоритмы. Оно дает инструментарий для их использования: чтобы создавать ЭП, проверять ее, зашифровывать и расшифровывать информацию. Одни из самых известных криптопровайдеров — КриптоПро CSP и ViPNet CSP.

Инструмент №2 — сертификат ЭП и закрытый ключ к нему

Эти элементы можно получить в удостоверяющем центре (УЦ). Они хранятся на защищенном носителе, который внешне выглядит как флеш-накопитель, но на самом деле является специализированным электронным устройством, обеспечивающим безопасное хранение закрытого ключа пользователя и сертификата ЭП. Этот носитель называется токеном. При осуществлении криптографических операций криптопровайдер обращается к защищенному носителю для получения доступа к закрытому ключу ЭП.

Токены на российском рынке выпускают различные производители. Флагманами считаются Рутокен (компания «Актив»), JaСarta (компания «Аладдин Р.Д.»).

Инструмент №3 — настроенное рабочее место

Основной вопрос касается установки корневых сертификатов УЦ, выдавшего сертификат ЭП. При работе с квалифицированными сертификатами ЭП настройка корневых сертификатов часто связана с дополнительной задачей — установкой кросс-сертификатов Минкомсвязи. Такие сертификаты позволяют удостовериться в том, что УЦ действительно аккредитован, так как в требованиях к квалифицированной ЭП указано, что она обязательно должна быть выдана аккредитованным УЦ.

Следующий блок задач касается правильной настройки браузера. При работе с площадками и системами с веб-доступом необходимо настроить браузер таким образом, чтобы он позволял осуществлять все необходимые операции. Если мы попробуем начать работу с браузером, настроенным по умолчанию, то работа с ЭП будет недоступна из-за политик безопасности операционной системы.

Также часто требуется установка дополнительных надстроек или плагинов для браузера.

Наличие трех основных инструментов — криптопровайдера, закрытого ключа и сертификата ЭП и правильно настроенного рабочего места — обеспечивает корректную работу в 99% случаев. Компания СКБ Контур создала для автоматической настройки рабочего места клиента. Чтобы осуществить настройку, достаточно зайти по адресу sertum.ru, выбрать нужный тип информационной системы, с которой планируется работать, и дождаться окончания работы веб-диска.

Как работать с ЭП в электронных документах

Порядок подписания будет отличаться в зависимости от типа электронного документа, с которым мы работаем. В целом можно выделить два вида документов:

1. Электронные документы специализированного формата, которые позволяют встроить ЭП внутрь самого документа (документы Microsoft Word, PDF).

Чтобы встроить ЭП внутрь файла, иногда нужны дополнительные настройки, но часто достаточно обычной версии программы. В случае с Microsoft Word многое зависит от версии продукта: в версии до 2007 года включительно ЭП в документе можно создавать без дополнительных надстроек, для более поздних версий понадобится специальный плагин — КриптоПро Office Signature. можно найти на сайте УЦ СКБ Контур.

Для подписания PDF-файлов можно использовать программу Adobe Acrobat. При помощи данного функционала можно встраивать ЭП внутрь документа. Проверка созданной таким образом ЭП осуществляется также при помощи программ Adobe Reader и Adobe Acrobat.

2. Неформализованные электронные документы, не обладающие дополнительным инструментарием для встраивания ЭП.

Для электронного документа можно создать ЭП без встраивания в сам документ. Такая подпись будет называться отсоединенной и представлять собой отдельный электронный документ. Таким способом можно подписывать любые электронные документы, в том числе и в форматах Word и PDF.

Набор инструментов для реализации таких возможностей в целом не ограничивается каким-то одним решением. Существуют отдельные программы, которые устанавливаются на рабочее место и позволяют создавать и проверять ЭП, например, КриптоАРМ. Есть веб-решения, с помощью которых можно прямо в браузере создать ЭП, загрузив документ в форму на сайте, присоединив свой токен с закрытым ключом. На выходе вы получите отсоединенную ЭП. Такие возможности предоставляет сервис .

Каким требованиям должно соответствовать рабочее место, чтобы с него можно было работать с ЭП? С критериями можно ознакомиться по .

Проверка электронной подписи

Чтобы проверить ЭП в документах Microsoft Word и PDF, можно воспользоваться штатной программой, открыть в ней документ и посмотреть, корректна ЭП или нет.

Второй способ более универсальный — воспользоваться отдельным инструментарием для работы с ЭП — КриптоАРМ или . Нужно загрузить в программу электронный документ с ЭП, сертификат, при помощи которого создавалась ЭП, и осуществить проверку. Данные утилиты в соответствии с алгоритмом проверки ЭП осуществят все необходимые действия. Во-первых, инструментарий позволяет убедиться в том, что сертификат, при помощи которого создавалась ЭП, действующий. Во-вторых, можно удостовериться в том, что сертификат выпущен УЦ, которому мы доверяем. В-третьих, можно получить подтверждение, что ЭП действительно соответствует тому электронному документу, который загрузили.

Как работать с ЭП внутри различных информационных систем

Информационные системы могут представлять собой веб-сервис или настольное приложение. Поскольку каждое настольное решение имеет свои особенности реализации и правила настройки для работы с ЭП, разбирать общие сценарии не имеет смысла. Остановимся на более унифицированных веб-решениях.

Чтобы получить возможность работать с ЭП в электронной облачной системе, нужно правильно настроить браузер. В данном случае потребуется установка плагинов, дополнительных настроек, которые помогают работать с ЭП. Например, на электронной торговой площадке «Сбербанк-АСТ» используется штатный плагин от Microsoft — Capicom. На портале госуслуг устанавливается свой плагин, работающий во всех браузерах и осуществляющий работу с ЭП.

Работа с ЭП на определенном веб-портале осуществляется при помощи интерфейса этого портала. Интерфейсы могут быть разные, но базовые сценарии сходны — это загрузка или создание документа и последующее его подписание ЭП. Веб-портал использует плагин, который совершает необходимые операции по созданию или проверке ЭП, и результат работы попадает на серверы информационной системы.

Чтобы начать работать на электронной торговой площадке, пользователю необходимо пройти аккредитацию и приложить копии требуемых документов, подписанных ЭП. В дальнейшем, участвуя в электронных торгах, все действия подтверждаются при помощи ЭП, и эта информация в юридически значимом виде сохраняется на серверах электронной торговой площадки.

Часто в процессе работы c веб-ориентированными информационными системами у пользователей возникают вопросы: почему мой сертификат не принимается системой? как проверить подлинность сертификата? Ответы на первый вопрос могут быть разными, но основных, как правило, три:

  1. Сертификат не подходит для работы в данной информационной системе.
  2. Недействительность сертификата (сертификат выпущен недоверенным УЦ, сертификат отозван, срок действия сертификата истек).
  3. Различные технические проблемы, которые могут зависеть как от площадки, так и от пользователя (например, неправильно настроено рабочее место).

Почему иногда сертификат не проходит проверку подлинности на портале госуслуг?

При проверке сертификата на портале госуслуг проверяются его действительность и квалифицированность. Портал госуслуг в соответствии с и с , проверяет все поля сертификата, их наполнение и соответствие данным правилам. Если обнаружено какое-то нарушение, например, в сертификате нет СНИЛС, то портал госуслуг укажет на то, что данный сертификат не является квалифицированным. После «мониторинга» структуры портал анализирует, выдан ли сертификат аккредитованным УЦ. Для этого используется механизм кросс-сертификатов. Каждый аккредитованный УЦ имеет свой кросс-сертификат, позволяющий доверять аккредитованному УЦ, и портал госуслуг обращает на это внимание. Также проверяется срок действия сертификата и его неотозванность.

Обратите внимание на то, что расширило действие простой ЭП на портале госуслуг. Ранее ее использование ограничивалось выполнением лишь элементарных действий, например, просмотром личного кабинета. Более серьезные операции требовали применения усиленной ЭП. Но, чтобы ее получить, нужно оплатить стоимость флеш-носителя, на котором она выдается в УЦ. Предполагается, что это нововведение позволит сократить расходы заявителей, связанные с выпуском физического носителя сертификата ключа ЭП.

Если резюмировать все описанное выше, можно отметить, что работа с усиленной ЭП имеет некоторый технологический порог вхождения. Для преодоления этого порога можно пользоваться готовыми программными решениями по и началу работы с усиленной ЭП, что существенно облегчает процесс.